Finanzen & Buchhaltung

Buchhaltung auf Autopilot: Beleg hochladen, fertig erfasst

KI liest IBAN, Betrag und Empfänger aus PDF und Foto – Sie prüfen, RoofRunner bucht.

30 Tage kostenlos testen Keine Zahlungsdaten notwendig DSGVO-konform

Finanzansicht der RoofRunner-App mit den erfassten Rechnungspositionen eines Objekts

Handwerkerrechnung, Grundsteuerbescheid, Versicherungspolice, Wartungsvertrag für die Heizung: Bei einer Handvoll Wohnungen sammeln sich schnell mehrere Hundert Belege im Jahr. Der klassische Weg ist immer derselbe – Beleg öffnen, Zahlen in eine Tabelle abtippen, PDF in einen Ordner schieben, hoffen, dass man es im Dezember wiederfindet. Das ist nicht nur zeitraubend, es ist die häufigste Fehlerquelle: Ein vertippter Betrag fällt oft erst bei der Betriebskostenabrechnung auf, wenn die Zuordnung längst nicht mehr nachvollziehbar ist. RoofRunner entfernt den Abtippschritt. Sie laden das PDF hoch oder fotografieren den Beleg, die Belegerkennung liest die relevanten Felder aus, Sie prüfen und geben frei.

Die KI liest die Felder aus, die Sie sonst abtippen

IBAN, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Empfänger werden automatisch aus dem Dokument extrahiert – aus sauberen PDF-Rechnungen genauso wie aus einem abfotografierten Papierbeleg. Der Leistungszeitraum ist dabei das Feld, das am meisten Arbeit spart: Er entscheidet, in welches Abrechnungsjahr eine Position fällt, und genau dort geht bei manueller Erfassung am häufigsten etwas schief.

Erkennung aus PDF und aus Handyfoto
IBAN, Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Leistungszeitraum, Empfänger
Leistungszeitraum steuert die Zuordnung zum Abrechnungsjahr
Sammelrechnungen mit wenigen Klicks erstellen

Finanzansicht der mobilen App mit den erfassten Positionen eines Objekts

Rechnungen, Betriebskosten und Darlehen an einem Ort

Die Finanzen-Ansicht führt Rechnungen, Betriebskosten, Darlehen, Bankverbindungen und die Zahlungsüberwachung in einem Bereich zusammen, mit einer Jahresauswahl darüber. Statt vier getrennter Ablagen gibt es einen Ort, an dem Sie zwischen „was ist reingekommen“ und „was ist rausgegangen“ wechseln, ohne den Kontext zu verlieren.

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Finanzen-Bereich mit den Tabs Übersicht, Bankverbindungen, Darlehen, Rechnungen, Betriebskosten und Zahlungsüberwachung

Kostenarten sind Stammdaten, keine Freitextfelder

Beim Erfassen ordnen Sie eine Position einer Kostenart zu, und Kostenarten pflegen Sie einmal zentral. Das klingt nach Bürokratie und ist der Grund, warum die Betriebskostenabrechnung am Jahresende funktioniert: Nur weil dieselbe Kostenart über alle Belege hinweg dieselbe ist, lässt sich später sauber nach Verteilungsschlüssel gruppieren. Ein Freitextfeld liefert im Dezember zwölf Schreibweisen derselben Position.

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Seitennavigation mit dem Stammdaten-Bereich für Kostenarten, Verteilungen und Mustermietverträge

Vom Beleg zur Buchung in vier Schritten

Beleg hochladen oder fotografieren

PDF hochladen oder den Papierbeleg direkt aus der App abfotografieren.
Erkannte Werte prüfen

Die Belegerkennung schlägt IBAN, Betrag, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum und Empfänger vor. Sie kontrollieren die Felder und korrigieren bei Bedarf.
Objekt und Kostenart zuordnen

Die Position dem richtigen Objekt und einer der hinterlegten Kostenarten zuweisen.
Freigeben

Nach der Freigabe steht die Position im Bestand und ist für die Betriebskostenabrechnung des Jahres verfügbar.

Das Belegeinsichtsrecht Ihrer Mieter

Zur Betriebskostenabrechnung hat der Mieter nach ständiger Rechtsprechung ein Belegeinsichtsrecht: Er kann verlangen, die zugrunde liegenden Rechnungen einzusehen, und darf die Nachzahlung bis zur Gewährung der Einsicht zurückhalten. Das ist kein Randfall, sondern die häufigste Rückfrage auf eine Abrechnung überhaupt.

Praktisch heißt das: Die Belege eines Abrechnungszeitraums müssen greifbar bleiben, mindestens bis die zwölfmonatige Einwendungsfrist des Mieters nach § 556 Abs. 3 BGB abgelaufen ist. Wer sie digital am Vorgang hat, beantwortet die Anfrage in Minuten statt in einem Aktenordner.

Für die steuerliche Seite gilt getrennt davon: Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach § 147 AO aufzubewahren. Was das für welche Unterlage bedeutet, steht unter Dokumentenverwaltung.

Diese Übersicht ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Passende kostenlose Rechner

AfA-Rechner Jährliche Gebäudeabschreibung (2 % / 2,5 % / 3 %) aus Kaufpreis und Gebäudeanteil.

Häufige Fragen

Welche Felder erkennt die Belegerkennung automatisch?

IBAN, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum und Empfänger. Die erkannten Werte werden Ihnen vor der Freigabe zur Prüfung vorgelegt – es wird nichts ungeprüft übernommen.

Funktioniert die Erkennung auch mit einem Handyfoto?

Ja. Neben klassischen PDF-Rechnungen verarbeitet RoofRunner auch abfotografierte Papierbelege. Für Handwerkerrechnungen und Quittungen, die auf Papier ins Haus kommen, ist das der schnellste Weg.

Wozu dienen Kostenarten und Verteilungen?

Sie sind zentrale Stammdaten. Eine Kostenart ordnet eine Position dauerhaft ein, eine Verteilung legt fest, nach welchem Schlüssel sie später umgelegt wird. Beides einmal gepflegt, greift die Betriebskostenabrechnung am Jahresende darauf zu.

Ersetzt RoofRunner meinen Steuerberater?

Nein. RoofRunner strukturiert und dokumentiert Ihre Belege und macht die Zahlen auswertbar. Die steuerliche Würdigung, die Anlage V und die Abgabe bleiben Sache Ihres Steuerberaters – der bekommt von Ihnen allerdings deutlich sauberere Unterlagen.

Wo landen die erfassten Belege?

Im Finanzen-Bereich unter Rechnungen, zugeordnet zu Objekt und Kostenart und mit dem Jahr verknüpft, in das der Leistungszeitraum fällt. Von dort greift die Betriebskostenabrechnung darauf zu.

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