Finanzen & Buchhaltung

Zahlungsüberwachung: fehlende Mieten sehen, bevor es drei werden

Eingehende Zahlungen abgeglichen, offene Mieten mit Betrag und Fälligkeit sichtbar.

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Zahlungsüberwachung in RoofRunner: offene Mietzahlungen mit Betrag und Fälligkeitsdatum
Bei drei Wohnungen merkt man eine fehlende Miete noch. Bei fünfzehn nicht mehr – jedenfalls nicht sofort. Verwendungszwecke sind uneinheitlich, mal kommt ein Betrag in zwei Teilen, und am Monatsende steht auf dem Konto eine Summe, die ungefähr passt. In diesem „ungefähr“ verschwinden die Rückstände, und wenn sie auffallen, sind aus einer Monatsmiete oft drei geworden. Die Zahlungsüberwachung setzt hier an: Sie kennt die erwartete Miete aus dem hinterlegten Mietvertrag und vergleicht sie mit dem, was über die Banking-Anbindung tatsächlich eingegangen ist. Was noch nicht gebucht wurde, steht als offener Posten da – mit Betrag und Fälligkeitsdatum.

Offene Mietzahlungen mit Betrag und Fälligkeit

Die Finanzübersicht führt die Zahlungen, die noch nicht gebucht wurden, als eigene Liste: Mieteinheit, Betrag, Fälligkeitsdatum, Status. Das ist eine andere Information als der Kontostand. Ein Konto, auf dem diesen Monat 4.800 Euro eingegangen sind, sagt nichts darüber, ob das die erwarteten 4.800 waren oder 5.400 minus einer fehlenden Miete plus einer Nachzahlung.
  • Erwartete Miete kommt aus dem hinterlegten Mietvertrag
  • Offene Posten mit Betrag und Fälligkeitsdatum
  • Eigener Tab „Zahlungsüberwachung“ im Finanzbereich
  • Kachel „Offen“ in der Jahresübersicht
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Liste offener Mietzahlungen mit Mieteinheit, Betrag, Fälligkeitsdatum und Status „Offen“

Auf dem Dashboard steht die Antwort, nicht die Frage

Die Frage „ist diesen Monat alles eingegangen?“ beantwortet das Dashboard direkt: ausstehende Mieten als Betrag, offene Zahlungen als Zahl. Steht dort eine Null und „Alle Mieten wurden eingegangen“, ist der Monat sauber. Das ist die Kontrolle, die sonst darin besteht, Kontoauszüge gegen eine Mieterliste zu halten – und die deshalb meistens unterbleibt.
Dashboard mit der Kachel „Ausstehende Mieten“ und dem Hinweis, dass alle Mieten eingegangen sind

Jede Zahlung gehört zu einer Mieteinheit

Zahlungen werden nicht als Kontobewegungen geführt, sondern am Mietverhältnis. Dadurch beantwortet sich die Rückfrage eines Mieters nach seiner letzten Zahlung aus derselben Ansicht, in der Sie ohnehin arbeiten – und die Zahlungshistorie ist die Grundlage dafür, im Streitfall belegen zu können, welcher Betrag wann fällig war und was tatsächlich einging.
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Objektakte mit dem Finanzen-Tab, über den die Zahlungen der Mieteinheit erreichbar sind

Wann ein Mieter mit der Miete in Verzug ist

Die Miete ist nach § 556b Abs. 1 BGB zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag des Zeitraums zu zahlen, für den sie bemessen ist. Maßgeblich ist grundsätzlich, dass der Mieter die Zahlung rechtzeitig veranlasst hat – nicht, wann sie auf Ihrem Konto gutgeschrieben wird.

Für die außerordentliche fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs setzt § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB die Schwelle: entweder an zwei aufeinanderfolgenden Terminen mit einem nicht unerheblichen Teil der Miete, oder über einen längeren Zeitraum mit einem Betrag, der zwei Monatsmieten erreicht.

Wichtig und oft übersehen: Nach § 569 Abs. 3 Nr. 2 BGB wird die fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs unwirksam, wenn der Rückstand innerhalb von zwei Monaten nach Zustellung der Räumungsklage ausgeglichen wird (Schonfristzahlung). Wer allein auf § 543 setzt, kalkuliert das nicht ein.

In allen Fällen entscheidet die Dokumentation, welcher Betrag wann fällig war und was einging – und die entsteht in der Zahlungsüberwachung nebenbei.

Diese Übersicht ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Woher weiß RoofRunner, welche Miete erwartet wird?

Aus dem hinterlegten Mietverhältnis. Die vereinbarte Miete inklusive Vorauszahlungen ergibt die erwartete Zahlung – auch bei Staffel- oder Indexmiete, wo sich der Betrag zu definierten Zeitpunkten ändert.

Wo sehe ich die offenen Posten?

In der Finanzübersicht als Liste „Offene Mietzahlungen“ mit Betrag und Fälligkeitsdatum, als Kachel „Offen“ in der Jahresübersicht, im eigenen Tab „Zahlungsüberwachung“ und als Kennzahl auf dem Dashboard.

Brauche ich dafür zwingend die Banking-Anbindung?

Für den laufenden Abgleich ja – die Umsätze müssen ja irgendwoher kommen. Die Anbindung läuft über eine lizenzierte PSD2-Schnittstelle und ist in wenigen Minuten eingerichtet.

Sehen meine Mieter ihre Zahlungshistorie?

Ja. Im Mieterportal sieht jeder Mieter die Zahlungen seines eigenen Mietverhältnisses. Das erledigt die häufige Rückfrage „Ist meine Miete angekommen?“ ohne Ihr Zutun.

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Banking (PSD2) Lizenzierte PSD2-Anbindung über BANKSapi – Kontoumsätze laufen automatisch ein. Auswertungen Einnahmen, Ausgaben und Netto-Ergebnis je Jahr – laufend statt erst zum Jahresabschluss. Mietverträge Standard-, Staffel- und Indexmiete – mit Mustermietverträgen als Vorlage.