Verwaltung

Mieterakte statt Tabelle, Postfach und Ordner

Mieter als Stammdaten, mit Vertrag, Zahlungen und Vorgängen in einer Akte.

30 Tage kostenlos testen Keine Zahlungsdaten notwendig DSGVO-konform

Mieterverwaltung in RoofRunner: Mieterliste mit Kontaktdaten und Registrierungsstatus

Mieterdaten liegen bei den meisten Vermietern an drei bis vier Orten gleichzeitig: Kontaktdaten in einer Tabelle, der Vertrag als Scan in einem Ordner, die Kommunikation im Mailpostfach, die Zahlungen auf dem Kontoauszug. Solange nichts passiert, funktioniert das. Sobald jemand auszieht, ein Rückstand geklärt werden muss oder ein Mieter Auskunft nach Art. 15 DSGVO verlangt, wird daraus Sucharbeit an vier Stellen gleichzeitig. RoofRunner führt Mieter als eigene Stammdaten: Von dort hängen das zugeordnete Mietverhältnis, die Zahlungen und die Vorgänge zusammen. Das spart nicht nur Zeit, es ist die Voraussetzung dafür, eine Auskunftsanfrage überhaupt vollständig beantworten zu können.

Mieter sind Stammdaten, keine Notiz am Vertrag

Mieter stehen als eigener Bereich neben Objekten, Kostenarten und Verteilungen – nicht als Textfeld an einer Wohnung. Der Unterschied zeigt sich beim Wechsel: Ein Mieter kann über die Zeit zu unterschiedlichen Einheiten gehören, und die Historie bleibt trotzdem an der Person. In der Liste sehen Sie Name, Kontakt und ob der Zugang zum Mieterportal bereits registriert ist.

Mieter als eigener Stammdatenbereich
Registrierungsstatus für das Mieterportal sichtbar
Mehrere Mieter je Mietverhältnis
Zugriff getrennt: Mieter sehen nur ihr eigenes Mietverhältnis

Mieterliste in der App mit Suchfeld, Name, E-Mail-Adresse und dem Status „Registriert“

Die Akte trägt, was sonst im Postfach liegt

Zu jedem Mietverhältnis gehören der Vertrag, die Zahlungshistorie aus der Zahlungsüberwachung und die Vorgänge aus den Meldungen. Weil sie am selben Objekt hängen, lässt sich ein Rückstand beurteilen, ohne parallel Kontoauszüge zu öffnen, und eine Rückfrage zur letzten Abrechnung beantwortet sich aus derselben Ansicht, in der auch die Nachricht eingegangen ist.

app.roofrunner.de

Objektakte mit dem Feld „Aktueller Mietvertrag“ und Tabs für Finanzen, Dokumente und Meldungen

Welche Mieterdaten Sie speichern dürfen

Die Verarbeitung von Mieterdaten stützt sich für das laufende Mietverhältnis auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – sie ist zur Erfüllung des Mietvertrags erforderlich. Das umfasst Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung und die Zahlungshistorie.

Enger sind die Grenzen vor Vertragsschluss. Bei Interessenten dürfen nur Daten erhoben werden, die für die Auswahlentscheidung erforderlich sind. Fragen nach Schwangerschaft, Familienplanung, Religions- oder Parteizugehörigkeit oder Vorstrafen sind unzulässig; Angaben zu Einkommen und Bonität sind regelmäßig erst dann angemessen, wenn die Auswahl auf einen engen Kreis eingegrenzt ist.

Nach Ende des Mietverhältnisses sind Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt – wobei steuerliche Aufbewahrungsfristen und laufende Ansprüche, etwa aus der Kautionsabrechnung, entgegenstehen können. Mieter haben zudem ein Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO, das Sie grundsätzlich innerhalb eines Monats erfüllen müssen; bei komplexen Anfragen ist eine Verlängerung um zwei weitere Monate möglich (Art. 12 Abs. 3 DSGVO), über die Sie den Mieter fristgerecht informieren müssen.

Diese Übersicht ist eine unverbindliche Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Wie werden Mieter in RoofRunner geführt?

Als eigener Stammdatenbereich neben Objekten, Kostenarten und Verteilungen. Von dort hängen das zugeordnete Mietverhältnis, die Zahlungen und die Vorgänge zusammen.

Bleiben Daten nach dem Auszug erhalten?

Das Mietverhältnis wird beendet, die Historie bleibt dokumentiert. Das ist notwendig, solange noch Ansprüche offen sein können – etwa aus der Kautionsabrechnung oder einer noch ausstehenden Betriebskostenabrechnung. Daten, für die der Zweck entfallen ist, sind zu löschen.

Wie unterstützt mich RoofRunner bei einer Auskunftsanfrage nach Art. 15 DSGVO?

Weil die personenbezogenen Daten eines Mieters an einem Stammdatensatz zusammenlaufen statt über Tabelle, Postfach und Ordner verteilt zu sein, lässt sich der Bestand vollständig überblicken. Das ist die praktische Voraussetzung dafür, die Monatsfrist überhaupt einhalten zu können.

Sehe ich, welche Mieter das Portal schon nutzen?

Ja. In der Mieterliste steht der Registrierungsstatus, sodass Sie erkennen, wer den Zugang bereits eingerichtet hat und bei wem eine Einladung noch aussteht.

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