Glossar
Beleg
Auch: Belege · Belegprinzip
Ein Beleg ist der schriftliche Nachweis eines Geschäftsvorfalls – Rechnung, Quittung, Kontoauszug oder Vertrag –, der eine Buchung und jede darauf gestützte Abrechnung nachvollziehbar macht.
Für die Nebenkostenabrechnung ist der Beleg mehr als eine Formalie: Der Mieter hat ein Einsichtsrecht in die Originalbelege. Er kann sie beim Vermieter einsehen und verlangen, dass ihm die Einsicht in zumutbarer Weise ermöglicht wird. Bis dahin darf er eine Nachzahlung zurückhalten.
Das ist der praktische Grund, warum Belege am Objekt und am Abrechnungszeitraum abgelegt gehören und nicht in einem Jahresordner. Kommt die Nachfrage zwei Jahre später, entscheidet die Auffindbarkeit darüber, ob die Nachforderung durchsetzbar ist.
Wer Einkünfte aus Vermietung erzielt, ermittelt sie als Überschuss und ist grundsätzlich nicht buchführungspflichtig. Aufbewahren muss er trotzdem – schon deshalb, weil das Finanzamt Nachweise für geltend gemachte Werbungskosten verlangen kann.
In RoofRunner liest die Belegerfassung die Werte aus PDF und Foto aus; abgelegt werden die Dateien in der Dokumentenverwaltung am Objekt.
Aufbewahrung und Einsicht
§ 147 AO regelt die Aufbewahrung von Unterlagen und die Fristen, innerhalb derer sie vorzulegen sind. Für Überschusseinkünfte aus Vermietung besteht keine Buchführungspflicht nach Handelsrecht; Nachweise für erklärte Werbungskosten sind gleichwohl beizubringen.
Das Einsichtsrecht des Mieters in die Abrechnungsbelege folgt aus § 259 BGB und der Rechtsprechung zu § 556 Abs. 3 BGB. Solange die Einsicht verweigert wird, kann der Mieter die Nachzahlung zurückhalten.
Dieser Text ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechts- oder Steuerberatung.
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Häufige Fragen
Muss ich dem Mieter Belegkopien schicken?
Grundsätzlich schuldet der Vermieter Einsicht, nicht Kopien. Ist die Einsicht vor Ort unzumutbar – etwa bei großer Entfernung –, kann sich das zu einem Anspruch auf Kopien verdichten.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Für die Abrechnung mindestens so lange, wie Ansprüche daraus geltend gemacht werden können. Steuerlich richtet sich die Frist nach § 147 AO; Kaufunterlagen sollten Sie wegen der Spekulationsfrist mindestens zehn Jahre behalten.
Begriffe kennen ist das eine.
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