Glossar
Nebenkostenabrechnung
Auch: Betriebskostenabrechnung · Nebenkostenabrechnungen
Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Aufstellung, mit der ein Vermieter die tatsächlich angefallenen Betriebskosten auf die Mietparteien verteilt und sie den geleisteten Vorauszahlungen gegenüberstellt.
Eine formell wirksame Abrechnung enthält vier Bestandteile: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels je Kostenart, die Berechnung des Anteils der einzelnen Mietpartei und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt einer davon, ist die Abrechnung formell unwirksam – unabhängig davon, ob die Beträge stimmen.
Der Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate. Viele Vermieter wählen das Kalenderjahr, verpflichtend ist das nicht.
Die eigentliche Arbeit steckt selten im Rechnen, sondern im Zusammentragen: Belege, Zählerstände, Leerstandszeiten und Mieterwechsel müssen für denselben Zeitraum vorliegen. Genau deshalb ist die Abrechnung der Punkt, an dem eine lückenhafte Objekt- und Belegablage im Jahresverlauf sichtbar wird.
Zum Nachrechnen einer einzelnen Position hilft der Nebenkostenrechner. In RoofRunner erzeugt die Nebenkostenabrechnung die Aufstellung je Objekt und Jahr aus den laufend erfassten Belegen.
Die Zwölfmonatsfrist
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Absendedatum.
Versäumt der Vermieter die Frist, kann er eine Nachzahlung nicht mehr verlangen – es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen und muss ausgezahlt werden. Die Frist wirkt also nur in eine Richtung.
Dieser Text ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung.
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Häufige Fragen
Wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Bei einer Abrechnung für das Kalenderjahr 2026 ist das der 31. Dezember 2027 – und zwar mit Zugang beim Mieter, nicht mit Absendung.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Eine Nachforderung ist dann ausgeschlossen. Ein Guthaben zugunsten des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.
Muss die Abrechnung unterschrieben sein?
Nein. Sie ist keine Willenserklärung mit Formzwang; Textform genügt. Nachweisbar zugegangen sein muss sie allerdings.
Begriffe kennen ist das eine.
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