Kostenart

Die Kostenart ist die Weiche, an der sich zwei Auswertungen gleichzeitig entscheiden. Sie legt fest, ob eine Ausgabe in die Nebenkostenabrechnung eingeht oder als nicht umlagefähig beim Vermieter bleibt – und sie bestimmt, in welcher Zeile der Anlage V sie später auftaucht.

Deshalb gehört die Zuordnung an den Anfang, zum Zeitpunkt des Buchens, und nicht ans Jahresende. Wer im Dezember rekonstruieren muss, ob eine Handwerkerrechnung Wartung oder Reparatur war, trifft die Entscheidung ohne die Information, die im März noch vorlag.

Jede Kostenart trägt außerdem ihren Verteilerschlüssel: Grundsteuer nach Fläche, Müll nach Personen, Heizung nach Verbrauch. Ein Objekt verwendet damit regelmäßig mehrere Maßstäbe nebeneinander.

Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Rechnung eines Heizungsbauers über 680 Euro: 180 Euro entfallen auf die jährliche Wartung und Einstellung der Anlage, 500 Euro auf eine getauschte Umwälzpumpe. Die Wartung gehört zu den Heizkosten und wird nach Verbrauch verteilt. Die Pumpe ist Instandsetzung, bleibt beim Vermieter und wirkt als Werbungskosten. Eine Rechnung, zwei Kostenarten, zwei völlig verschiedene Wege.

Drei Fehler kehren immer wieder. Erstens Sammelkategorien wie „Sonstiges“, in denen umlagefähige und nicht umlagefähige Beträge ununterscheidbar werden. Zweitens Kostenarten, die zwar im Katalog der Betriebskostenverordnung stehen, im Mietvertrag aber nicht als umlagefähig vereinbart sind – sie dürfen trotzdem nicht abgerechnet werden. Drittens Positionen ohne Beleg, die im Streit über die Abrechnung nicht zu halten sind. Wie die Kostenarten in der fertigen Abrechnung zusammenlaufen, zeigt der Ratgeber zur Betriebskostenabrechnung.

In RoofRunner sind Kostenarten Stammdaten und stehen der Buchhaltung objektübergreifend zur Verfügung.