Vergleich
Kostenlose Vermieter-Software – und wo die Grenze liegt
Kostenlose Werkzeuge für die Vermietung gibt es reichlich, und für viele Situationen sind sie die richtige Wahl. Die nützliche Frage ist nicht, ob sie etwas taugen, sondern welches Geschäftsmodell dahintersteht — denn davon hängt ab, was in zwei Jahren noch da ist und wo Ihre Daten liegen. Diese Seite sortiert die Modelle und nennt die Fragen, die vor der Anmeldung zu klären sind. Vorweg: RoofRunner hat keine dauerhaft kostenlose Version, sondern eine 30-tägige Testphase – dauerhaft gratis sind nur unsere Rechner.
Von Nirushan Yogendran · Stand: 18.08.2026
Vier Modelle, die alle „kostenlos“ heißen
Die Testphase. Voller Funktionsumfang für einige Wochen, danach kostenpflichtig. Ehrlich und für die Auswahl am nützlichsten, weil Sie den echten Umfang beurteilen können.
Der dauerhaft kostenlose Basistarif. Meist auf eine oder wenige Einheiten begrenzt, oft ohne Bankanbindung oder Abrechnung. Für eine einzelne Wohnung häufig völlig ausreichend.
Das Einzelstück. Die erste Betriebskostenabrechnung gratis, jede weitere kostet. Sinnvoll, wenn Sie genau das einmal brauchen.
Das quersubventionierte Angebot. Kostenlos, weil das Geld anderswo verdient wird — über Versicherungs- oder Finanzierungsvermittlung, Maklerleads oder Werbung. Nicht per se schlecht, aber Sie sollten wissen, dass Sie hier nicht der Kunde sind.
Die Fragen, die vor der Anmeldung zu klären sind
Bei Mieterdaten gilt eine Besonderheit: Sie verarbeiten personenbezogene Daten Dritter. Sobald ein Dienstleister das für Sie tut, verlangt Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag — unabhängig davon, ob Sie zahlen. Bietet ein kostenloses Werkzeug keinen an, ist das kein Detail, sondern ein Ausschlusskriterium.
Ebenso konkret: Wo liegen die Daten? Kommen Sie wieder heraus, wenn das Angebot eingestellt wird? Und bei quersubventionierten Modellen: Werden Ihre Daten oder die Ihrer Mieter für die Vermittlung genutzt?
Wo Gratis meistens endet
Drei Funktionen fehlen in kostenlosen Angeboten überdurchschnittlich oft, und es sind genau die, die Arbeit sparen: die PSD2-Bankanbindung, weil sie laufende Kosten verursacht; die vollständige Betriebskostenabrechnung, weil sie der aufwendigste Teil ist; und ein Zugang für Mieter.
Für eine Wohnung fällt das kaum ins Gewicht. Ab etwa fünf Einheiten ist es der Unterschied zwischen einem Nachmittag und einer Woche im Jahr.
Ein vierter Punkt wird erst später spürbar: die Historie. Kostenlose Werkzeuge speichern oft nur den aktuellen Stand. Wer zwei Jahre später begründen muss, wie ein Verbrauchswert zustande kam oder welcher Verteilerschlüssel damals galt, steht ohne Verlauf schlecht da — und genau das ist der Zeitraum, in dem Mieter nachfragen.
Was kostenlos bleiben sollte — und bei uns bleibt
Es gibt eine Klasse von Werkzeugen, bei denen eine Bezahlschranke schlicht nicht angemessen ist: einzelne Berechnungen. Wie hoch die Kaution maximal sein darf, was die AfA im Jahr ausmacht, wie sich Betriebskosten auf drei Parteien verteilen — das sind Fragen, für die man kein Konto anlegen sollte.
Unsere Rechner sind deshalb dauerhaft kostenlos, ohne Anmeldung und ohne dass Eingaben das Gerät verlassen. Was Geld kostet, ist die laufende Verwaltung eines Bestands über Jahre — nicht die einzelne Rechnung.
Gegenüberstellung
| Kriterium | RoofRunner | Kostenlose Tools |
|---|---|---|
| Preis | 3,57 € pro Wohnung und Monat nach 30 Tagen | 0 € — je nach Modell dauerhaft oder begrenzt |
| Begrenzung der Einheiten | Keine Funktionsstufen, Abrechnung je Wohnung | Häufig auf eine bis drei Einheiten begrenzt |
| Bankanbindung | PSD2, lesend | Selten enthalten |
| Betriebskostenabrechnung | Enthalten | Oft eingeschränkt oder je Abrechnung berechnet |
| Mieterzugang | Mieterportal enthalten | Selten enthalten |
| AVV nach Art. 28 DSGVO | Mit dem Abo automatisch geschlossen | Unbedingt prüfen — nicht selbstverständlich |
| Geschäftsmodell | Abonnement, Sie sind der Kunde | Teils Vermittlung oder Werbung |
| Datenexport | Monatlich kündbar | Unterschiedlich, vor der Anmeldung klären |
Wann Sie bei der Alternative bleiben sollten
Nehmen Sie ein kostenloses Werkzeug, wenn Sie eine einzige Wohnung vermieten und im Wesentlichen die jährliche Abrechnung erstellen wollen. Für diesen Fall gibt es gute Gratis-Angebote, und 43 € im Jahr für Funktionen, die Sie nicht nutzen, sind schlecht angelegt.
Dasselbe gilt, wenn Sie ohnehin nur einmal etwas berechnen möchten. Dafür gibt es unsere kostenlosen Rechner ganz ohne Anmeldung.
Und wenn Sie WEG-Verwaltung suchen, hilft weder das eine noch das andere.
Häufige Fragen
Hat RoofRunner eine dauerhaft kostenlose Version?
Nein. Es gibt 30 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten mit vollem Funktionsumfang, danach 3,57 € pro Wohnung und Monat. Die Rechner unter /tools sind dagegen dauerhaft kostenlos und ohne Anmeldung nutzbar.
Brauche ich auch bei kostenloser Software einen AVV?
Ja. Art. 28 DSGVO knüpft nicht daran an, ob Sie zahlen, sondern daran, dass ein Dienstleister personenbezogene Daten für Sie verarbeitet.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ein kostenloses Angebot eingestellt wird?
Das hängt vom Anbieter ab und gehört zu den Fragen, die man vor der Anmeldung klärt. Prüfen Sie, ob und in welchem Format ein Export möglich ist.
Ist eine kostenlose Abrechnung rechtssicher?
Die Wirksamkeit hängt am Inhalt, nicht am Preis des Werkzeugs. Entscheidend sind Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil, Abzug der Vorauszahlungen und die Einhaltung der Zwölfmonatsfrist.
Selbst nachprüfen.
30 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten. Legen Sie ein echtes Objekt an und erzeugen Sie eine Abrechnung – das beantwortet mehr als jede Tabelle.