Vergleich
Immobilienverwaltung mit Excel – und wann es nicht mehr trägt
Fast jede Vermietung beginnt in einer Tabelle, und das ist keine schlechte Entscheidung. Excel ist kostenlos, sofort verfügbar und beliebig anpassbar. Für eine Wohnung mit einem stabilen Mietverhältnis kann eine Tabelle jahrelang tragen. Der Wechsel lohnt sich nicht, weil Software grundsätzlich besser wäre, sondern weil eine Tabelle vier Dinge strukturell nicht kann — und der Zeitpunkt, an dem das teuer wird, liegt später, als man denkt.
Von Nirushan Yogendran · Stand: 18.08.2026
Was eine Tabelle strukturell nicht kann
Sie erinnert nicht. Eine Zelle mit dem Datum einer Staffelstufe meldet sich nicht, wenn das Datum erreicht ist. Dasselbe gilt für die Zwölfmonatsfrist der Betriebskostenabrechnung und für wiederkehrende Wartungen.
Sie gleicht nicht ab. Ob eine Miete eingegangen ist, steht auf dem Kontoauszug, nicht in der Tabelle. Der Abgleich bleibt Handarbeit, und genau deshalb fällt eine fehlende Zahlung meist erst bei der zweiten auf — dem Punkt, ab dem ein Mietrückstand rechtlich relevant wird.
Sie hält keine Belege. Ein Mieter darf die Abrechnungsbelege einsehen. Eine Tabelle mit Summen ist dafür wertlos, wenn die Rechnungen in einem anderen Ordner liegen.
Sie hat kein Gedächtnis. Wer eine Zelle überschreibt, hat den alten Wert verloren. Bei einer Abrechnung, die zwei Jahre später hinterfragt wird, ist das ein echtes Problem.
Woran Sie den Übergang erkennen
Der Wendepunkt liegt nicht bei einer Zahl von Wohnungen, sondern bei einer Zahl von Terminen. Drei Anzeichen, die zuverlässig zusammen auftreten: Sie müssen für die Abrechnung Kontoauszüge durchsuchen. Sie sind unsicher, ob eine Mieterhöhung möglich gewesen wäre. Und Sie finden einen Beleg aus dem Vorjahr nicht innerhalb einer Minute.
Trifft eines davon zu, kostet die Tabelle bereits mehr, als sie spart — nur nicht sichtbar, weil der Aufwand in Stunden anfällt statt in Rechnungen.
Was eine Tabelle besser kann
Der Vollständigkeit halber, weil es in Vergleichen dieser Art selten steht: In einem Punkt ist Excel jeder Verwaltungssoftware überlegen, und zwar in der Freiheit. Eine eigene Kennzahl über mehrere Objekte, eine Sonderauswertung für die Bank, ein Szenario mit veränderten Zinsen — all das baut man in einer Tabelle in zehn Minuten und in einer Software gar nicht.
Wer regelmäßig solche Auswertungen braucht, wird auch mit einer Verwaltungssoftware weiter eine Tabelle danebenliegen haben. Das ist kein Widerspruch: Die Software führt den Bestand, die Tabelle beantwortet die Sonderfrage.
Der Übergang lässt sich staffeln
Es muss kein Stichtag sein, an dem die Tabelle verschwindet. In der Praxis funktioniert ein gestaffelter Übergang besser: Zuerst Objekte, Einheiten und Mietverhältnisse sauber anlegen, dann die laufenden Zahlungen abgleichen lassen, und erst im nächsten Abrechnungszeitraum die Betriebskostenabrechnung umstellen.
Der Grund ist banal: Eine Abrechnung, deren Zeitraum halb in der Tabelle und halb im neuen System liegt, muss von Hand zusammengesetzt werden. Das ist einmalig unangenehm und vollständig vermeidbar.
Gegenüberstellung
| Kriterium | RoofRunner | Excel / Tabelle |
|---|---|---|
| Anschaffungskosten | 3,57 € pro Wohnung und Monat | In der Regel bereits vorhanden |
| Fristen und Termine | Wiederkehrende Aufgaben mit Termin und Priorität | Nur was Sie selbst im Kalender führen |
| Zahlungsabgleich | Kontoumsätze laufen per PSD2 ein und werden zugeordnet | Manueller Abgleich mit dem Kontoauszug |
| Belege | Am Objekt und am Mietverhältnis abgelegt | Getrennt vom Zahlenwerk, meist im Dateisystem |
| Betriebskostenabrechnung | Je Objekt und Jahr aus den erfassten Belegen | Formeln, die jedes Jahr neu geprüft werden müssen |
| Historie | Zählerstände mit Verlauf je Wohnung | Überschriebene Zellen sind verloren |
| Mieterzugang | Mieterportal für das eigene Mietverhältnis | Nicht vorgesehen |
| Datenschutz | Hosting in Deutschland, AVV nach Art. 28 DSGVO | Liegt vollständig bei Ihnen |
| Anpassbarkeit | Vorgegebene Struktur | Beliebig — das ist die eigentliche Stärke |
Wann Sie bei der Alternative bleiben sollten
Bleiben Sie bei der Tabelle, wenn Sie eine einzige Wohnung mit einem langjährigen Mietverhältnis vermieten, die Miete zuverlässig eingeht und die Betriebskosten überschaubar sind. In dieser Konstellation ist der Umstieg reine Beschäftigung: Sie hätten dieselbe Arbeit in einem anderen Werkzeug.
Ebenso, wenn Sie ungewöhnliche Auswertungen brauchen. Eine Tabelle lässt sich beliebig umbauen, eine Software nicht — wer eine eigene Kennzahl über mehrere Objekte hinweg pflegen will, ist mit Excel freier.
Und wenn Sie Wohnungseigentum verwalten, hilft RoofRunner ohnehin nicht weiter; dafür braucht es eine WEG-Lösung.
Häufige Fragen
Kann ich meine Excel-Daten übernehmen?
Objekte, Einheiten und Mietverhältnisse legen Sie beim Start selbst an. Bei kleinen Beständen dauert das Minuten, und Sie bekommen dabei eine Struktur, auf der jede spätere Abrechnung aufsetzt.
Ist eine Nebenkostenabrechnung aus Excel rechtlich unwirksam?
Nein. Die Form ist frei; entscheidend ist der Inhalt — Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil und Abzug der Vorauszahlungen. Excel kann das leisten. Was es nicht leistet, ist der Nachweis der zugrunde liegenden Belege.
Lohnt sich der Wechsel mitten im Jahr?
Der saubere Schnitt ist der Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums. Ein Wechsel mitten im Jahr funktioniert, bedeutet aber, dass eine Abrechnung noch aus zwei Quellen entsteht.
Was ist mit kostenlosen Vorlagen?
Eine gute Vorlage nimmt Ihnen den Aufbau ab, ändert aber nichts an den vier strukturellen Grenzen: Sie erinnert nicht, gleicht nicht ab, hält keine Belege und hat kein Gedächtnis.
Selbst nachprüfen.
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