Die Zwölfmonatsfrist bei der Betriebskostenabrechnung

Von allen Fristen in der Mietverwaltung ist diese die folgenreichste, weil ihr Ablauf einen Anspruch vollständig vernichtet. Wer die Zwölfmonatsfrist versäumt, kann eine Nachzahlung nicht mehr verlangen — auch dann nicht, wenn die Abrechnung inhaltlich einwandfrei ist und der Mieter die Kosten tatsächlich verursacht hat.

Wann die Frist beginnt

Die Frist läuft ab dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht ab dem Eingang der letzten Lieferantenrechnung. Für das Kalenderjahr 2026 beginnt sie am 1. Januar 2027 und endet am 31. Dezember 2027.

Das wird häufig missverstanden. Wer im Dezember noch auf die Heizkostenabrechnung des Versorgers wartet, hat trotzdem bis zum Ablauf des Folgejahres Zeit — die Verzögerung beim Lieferanten verlängert die Frist aber auch nicht.

Zugang, nicht Absendung

Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter. Ein am 30. Dezember abgeschickter Brief, der am 2. Januar ankommt, wahrt eine zum 31. Dezember laufende Frist nicht.

Für Sie heißt das zweierlei. Erstens: Planen Sie den Versand nicht auf die letzten Tage. Zweitens: Sorgen Sie für einen Nachweis. Ein Einwurf-Einschreiben oder ein Zeuge beim Einwurf sind belastbarer als ein Vermerk im eigenen Kalender. Bei Zugang über ein Portal, in dem der Abruf protokolliert wird, ist der Nachweis ohnehin geführt.

Was bei Verspätung passiert — und was nicht

Die Frist wirkt nur in eine Richtung, und das ist der entscheidende Punkt.

Eine Nachforderung ist nach Fristablauf ausgeschlossen. Der Anspruch entfällt, er verjährt nicht bloß — Sie können ihn also auch nicht durch Aufrechnung mit der Kaution durchsetzen.

Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen und ist auszuzahlen. Die verspätete Abrechnung ist also nicht wertlos: Sie schulden das Guthaben unabhängig davon, und Sie schulden überhaupt eine Abrechnung.

Auch die Anpassung der Vorauszahlung nach § 560 Abs. 4 BGB setzt eine wirksame Abrechnung voraus. Wer die Frist versäumt, verliert damit zusätzlich die Möglichkeit, die laufenden Vorauszahlungen an das tatsächliche Kostenniveau anzupassen — und schleppt eine zu niedrige Vorauszahlung ins nächste Jahr mit.

Die Ausnahme, die selten greift

§ 556 Abs. 3 BGB nimmt den Fall aus, dass der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Die Rechtsprechung legt das eng aus.

Nicht zu vertreten ist etwa eine Grundsteuernachforderung des Finanzamts, die erst nach Fristablauf eintrifft — hier war die Verzögerung außerhalb Ihres Einflussbereichs. In diesem Fall müssen Sie allerdings nach Kenntnis unverzüglich nachberechnen.

Zu vertreten haben Sie dagegen die eigene Arbeitsbelastung, einen Verwalterwechsel, den Verlust von Unterlagen und in aller Regel auch die verspätete Rechnung eines beauftragten Dienstleisters — denn den haben Sie ausgewählt.

Die zweite Zwölfmonatsfrist

Es gibt eine Frist auf der Gegenseite, die weniger bekannt ist. Der Mieter muss Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang geltend machen. Danach ist er damit ausgeschlossen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat.

Beide Fristen zusammen ergeben eine klare Zeitachse: Sie haben zwölf Monate zum Abrechnen, der Mieter danach zwölf Monate zum Prüfen. Rund zwei Jahre nach Ende eines Abrechnungszeitraums ist das Thema in der Regel erledigt — was auch bestimmt, wie lange Belege griffbereit bleiben sollten.

Was gilt bei einer unwirksamen Abrechnung?

Eine formell unwirksame Abrechnung — etwa eine, in der die Erläuterung des Verteilerschlüssels fehlt — wahrt die Frist nicht. Sie ist rechtlich keine Abrechnung.

Das ist die unangenehmste Variante, weil sie sich wie Erfüllung anfühlt: Es wurde etwas verschickt, der Mieter hat sogar gezahlt, und erst im Streit stellt sich heraus, dass nie eine wirksame Abrechnung vorlag. Solange die Frist noch läuft, lässt sich das heilen, indem Sie eine korrekte Abrechnung nachschieben. Danach nicht mehr.

Deshalb lohnt es sich, die vier Bestandteile vor dem Versand einmal durchzugehen, statt sich auf die Rechenrichtigkeit zu verlassen.

Praktische Konsequenz für die Verwaltung

Die Frist ist kein Rechenproblem, sondern ein Terminproblem. Bei einer Wohnung fällt sie niemandem durch. Bei fünfzehn Mietverhältnissen in mehreren Objekten mit unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen ist sie genau die Art von Aufgabe, die eine Tabelle strukturell nicht leisten kann: Eine Zelle mit einem Datum meldet sich nicht.

Wer die Abrechnung außerdem aus laufend erfassten Belegen erzeugt statt aus einer Rekonstruktion im Dezember, verliert die Frist auch dann nicht aus dem Blick, wenn ein Jahr einmal voller wird als geplant.

Wenn der Mieter bereits ausgezogen ist

Die Frist läuft unverändert. Ein ausgezogener Mieter hat Anspruch auf eine Abrechnung nach dem regulären Abrechnungszeitraum — Sie müssen nicht sofort nach dem Auszug abrechnen, und Sie dürfen es auch nicht auf unbestimmte Zeit schieben.

Praktisch heißt das: Sie brauchen die neue Anschrift. Ohne sie kann die Abrechnung nicht zugehen, und ein nicht zugegangenes Schreiben wahrt keine Frist. Die Anschrift beim Auszug zu erfragen und zu notieren kostet zehn Sekunden und ist der Unterschied zwischen einer durchsetzbaren und einer verlorenen Nachforderung.

Bleibt die Anschrift unbekannt, sollten Sie die Abrechnung dennoch erstellen und den Zustellungsversuch dokumentieren. Eine Zustellung an die alte Adresse ist wirkungslos, sobald Sie vom Auszug wissen.

Was die Frist nicht verlängert

Ein Verwalterwechsel, ein Softwarewechsel, Krankheit, hohe Arbeitsbelastung, eine verspätete Rechnung des beauftragten Messdienstes — nichts davon verlängert die Frist. Den Messdienst haben Sie ausgewählt; sein Verzug ist Ihrer.

Verlängernd wirkt allein, was außerhalb Ihres Einflussbereichs liegt und was Sie nicht vorhersehen konnten. Der klassische Fall ist eine Grundsteuernachforderung des Finanzamts nach Fristablauf. Auch dann müssen Sie nach Kenntnis unverzüglich nachberechnen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.