Den richtigen Verteilerschlüssel wählen – und wann Sie ihn ändern dürfen

Der Verteilerschlüssel entscheidet, wer wie viel zahlt — und er ist der Bestandteil einer Betriebskostenabrechnung, der am häufigsten angegriffen wird. Nicht weil er kompliziert wäre, sondern weil viele Vermieter einen Maßstab wählen und ihn dann für alle Kostenarten verwenden, obwohl das weder nötig noch immer zulässig ist.

Der gesetzliche Auffangmaßstab

Sagt der Mietvertrag nichts, gilt nach § 556a Abs. 1 BGB die Wohnfläche. Die Kosten werden nach dem Anteil der Fläche der jeweiligen Einheit an der Gesamtfläche verteilt.

In der Praxis ist er der bequemste Maßstab: Die Fläche einer Einheit steht fest und muss über das Jahr nicht nachgehalten werden. Er funktioniert über Mieterwechsel hinweg, braucht keine Erhebung und ist prüfbar. Der Preis dafür ist, dass er die Verursachung schlecht abbildet: Ein Single in 80 Quadratmetern zahlt mehr Müllgebühren als eine vierköpfige Familie in 60.

Voraussetzung ist eine korrekt ermittelte Fläche. Ein Fehler bei einer einzigen Einheit verschiebt die Anteile aller Parteien des Objekts — weshalb es sich lohnt, die Wohnfläche einmal sauber nach der Wohnflächenverordnung zu ermitteln, statt sie aus einem alten Exposé zu übernehmen.

Der Personenschlüssel

Für Müll und teilweise für Wasser bildet die Personenzahl die Verursachung deutlich besser ab. Der Preis ist Aufwand: Sie müssen die Belegung über das Jahr dokumentieren.

Zieht jemand im Mai aus, ist die Personenzahl für den Abrechnungszeitraum nicht mehr konstant. Dann wird zeitanteilig gewichtet — üblicherweise über Personenmonate. Wer das nicht laufend festhält, kann es am Jahresende nicht mehr rekonstruieren, und eine geschätzte Belegung ist angreifbar.

Ein zweiter Punkt wird oft übersehen: Die Zahl der Bewohner ist ein personenbezogenes Datum. Sie dürfen sie zum Zweck der Abrechnung erheben, aber nicht auf Vorrat und nicht in beliebiger Tiefe.

Der Verbrauchsschlüssel

Hier zählt die Ablesung. Für Heizung und Warmwasser ist der Maßstab nicht wählbar: Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass ein wesentlicher Teil dieser Kosten verbrauchsabhängig verteilt wird. Den zulässigen Korridor steckt § 7 HeizkostenV ab: mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch, die übrigen Kosten nach einem festen Maßstab.

Der Grundkostenanteil ist kein Zugeständnis an die Bequemlichkeit, sondern bildet ab, dass ein Teil der Kosten unabhängig vom Verhalten anfällt — Rohrleitungsverluste etwa, oder die Beheizung einer Wohnung durch die Nachbarwohnungen.

Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer seinen Anteil nach § 12 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen. Das Kürzungsrecht besteht unabhängig davon, ob ihm ein Schaden entstanden ist.

Mehrere Schlüssel in einem Objekt

Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Ein typisches Objekt verwendet:

• Grundsteuer, Versicherung, Hauswart nach Wohnfläche
• Müll, teilweise Wasser nach Personenzahl
• Heizung und Warmwasser nach Verbrauch, mit Grundkostenanteil

Wichtig ist nur, dass der jeweilige Maßstab in der Abrechnung angegeben und erläutert wird. Die bloße Nennung „nach Verteilerschlüssel“ genügt nicht; der Mieter muss nachvollziehen können, wie sein Anteil zustande kommt.

Wann Sie einseitig umstellen dürfen

Hier liegt die praktisch wichtigste Regel, und sie ist enger, als viele annehmen.

§ 556a Abs. 2 BGB erlaubt dem Vermieter, für verbrauchsabhängig erfassbare Kosten einseitig auf einen Verbrauchsmaßstab umzustellen. Die Erklärung ergeht in Textform und muss vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zugehen. Für den laufenden Zeitraum wirkt sie nicht mehr.

Für alle anderen Kostenarten gibt es dieses einseitige Recht nicht. Wer von Fläche auf Personen umstellen will, braucht eine Vereinbarung mit dem Mieter. Eine einseitige Umstellung, die der Mieter nicht akzeptiert, macht die Abrechnung angreifbar.

Streng zu trennen ist das von der Mieterhöhung nach § 558 BGB: Die Umstellung eines Umlagemaßstabs ist keine Mieterhöhung, auch wenn sie für einzelne Parteien teurer wird.

Gemischt genutzte Objekte

Enthält ein Objekt Gewerbeeinheiten, kommt eine weitere Prüfung hinzu. Verursacht die gewerbliche Nutzung erheblich höhere Kosten — etwa bei Müll, Wasser oder Reinigung —, dürfen diese Mehrkosten nicht schlicht über den Flächenschlüssel auf die Wohnraummieter verteilt werden. Dann ist ein Vorwegabzug für den Gewerbeanteil zu prüfen.

Die Schwelle ist „erheblich“, nicht „überhaupt“. Ein Büro im Erdgeschoss verursacht selten mehr Müll als eine Wohnung; ein Restaurant regelmäßig deutlich mehr.

Leerstand

Eine leerstehende Einheit bleibt im Schlüssel. Ihr Anteil trägt der Vermieter und wird nicht auf die übrigen Parteien verteilt. Eine Abrechnung, die den Leerstand herausrechnet und die Restkosten auf die verbleibenden Mieter aufteilt, ist fehlerhaft — und das ist einer der häufigsten Gründe für eine erfolgreiche Beanstandung.

Praktisch

Weil jede Kostenart ihren eigenen Maßstab trägt, gehört die Entscheidung an den Anfang: zur Kostenart, beim Buchen. Wer im Dezember rekonstruieren muss, nach welchem Schlüssel eine Rechnung verteilt werden sollte, entscheidet ohne die Information, die im März noch vorlag.

Eine einzelne Verteilung können Sie jederzeit mit dem Nebenkostenrechner nachrechnen.

Wenn der Mietvertrag einen Schlüssel nennt

Steht im Vertrag ein bestimmter Maßstab, gilt dieser — auch wenn ein anderer sachgerechter wäre. Eine einseitige Abweichung macht die Abrechnung angreifbar, und zwar unabhängig davon, ob sie den Mieter begünstigt oder belastet.

Ist die Vertragsklausel unklar, wird sie zu Lasten des Verwenders ausgelegt. Bei einem Formularmietvertrag ist das der Vermieter.

Rechnen Sie über Jahre mit einem anderen als dem vereinbarten Schlüssel ab, entsteht daraus nicht automatisch eine Vertragsänderung. Der Mieter kann sich weiterhin auf die Vereinbarung berufen — die jahrelange Praxis allein trägt keine konkludente Änderung.

Erfassbar heißt nicht erfasst

§ 556a Abs. 2 BGB erlaubt die einseitige Umstellung nur für Kosten, die verbrauchsabhängig erfasst werden. Das setzt voraus, dass die Erfassungseinrichtungen vorhanden sind.

Wollen Sie etwa Wasser künftig nach Verbrauch abrechnen, müssen zuerst Zähler installiert sein. Die Kosten der Installation sind nicht umlagefähig — es handelt sich um eine Modernisierungsmaßnahme, für die gegebenenfalls die Modernisierungsumlage in Betracht kommt.

Die Umstellungserklärung muss dann vor Beginn des Abrechnungszeitraums zugehen, in dem erstmals nach Verbrauch abgerechnet werden soll.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung.