Nebenkostenabrechnung Vorlage: kostenlose Excel-Datei mit Anleitung

Eine Nebenkostenabrechnung lässt sich mit einer Tabellenkalkulation erstellen, und für ein kleines Haus ist das ein vernünftiger Weg. Voraussetzung ist eine Vorlage, die mehr kann als Beträge addieren: Sie muss Mieterwechsel zeitanteilig verteilen, Leerstand beim Vermieter lassen und für jede Kostenart einen eigenen Schlüssel erlauben. Die Excel-Vorlage auf dieser Seite tut das. Sie ist kostenlos, ohne Anmeldung und verwendet nur Standardformeln ohne Makros.

Nebenkostenabrechnung-Vorlage herunterladen (Excel, .xlsx)

Alle Werte, die beim Öffnen in der Datei stehen, sind als Beispiel gekennzeichnet. Sie zeigen, wie die Rechnung funktioniert, und müssen vollständig durch Ihre eigenen Daten ersetzt werden.

Was die Vorlage enthält

Die Datei besteht aus fünf Tabellenblättern. Gelb hinterlegte Zellen sind Eingaben, grau-blau hinterlegte enthalten Formeln und sollten nicht überschrieben werden.

• Hinweise: Anleitung, die vier Pflichtbestandteile einer Abrechnung, die Frist und die Grenzen der Vorlage.
• Stammdaten: Objekt, Abrechnungszeitraum, bis zu acht Einheiten mit Wohnfläche und bis zu zehn Mietparteien mit Nutzungszeitraum, Personenzahl, Wasserverbrauch, geleisteten Vorauszahlungen und Heizkostenanteil.
• Kosten: der Katalog des § 2 BetrKV als Zeilen, je Kostenart mit Gesamtbetrag, Umlageschlüssel und Erläuterung.
• Verteilung: eine Matrix, die jede Kostenart auf alle Mietparteien verteilt, den Anteil des Vermieters ausweist und je Partei Nachzahlung oder Guthaben berechnet — mit einer Kontrollzelle, die prüft, ob alle Anteile zusammen die Gesamtkosten ergeben.
• Abrechnung: die Einzelabrechnung für eine Mietpartei, die Sie über ihre Nummer auswählen. Dieses Blatt drucken Sie aus oder speichern es als PDF.

Schritt für Schritt ausfüllen

1. Zeitraum und Einheiten eintragen. Im Blatt „Stammdaten“ legen Sie den Abrechnungszeitraum fest, in der Regel das Kalenderjahr. Darunter tragen Sie jede Einheit mit einem Kürzel und ihrer Wohnfläche ein. Die Gesamtfläche und die Zahl der Einheiten rechnet die Vorlage selbst. Die Flächen sollten nach der Wohnflächenverordnung ermittelt sein; ein Fehler bei einer Einheit verschiebt die Anteile aller anderen. Der Wohnflächen-Rechner hilft beim Nachmessen.

2. Mietparteien anlegen. Jede Mietpartei bekommt eine Zeile mit Einheit, Name, Nutzungsbeginn und Nutzungsende. Bleibt das Datum leer, nimmt die Vorlage den ganzen Abrechnungszeitraum an. Dazu kommen die Zahl der Personen, der abgelesene Wasserverbrauch, die im Zeitraum tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen und der Heizkostenanteil aus der Heizkostenabrechnung.

3. Kosten erfassen. Im Blatt „Kosten“ steht der Katalog nach § 2 BetrKV bereits als Zeilen. Tragen Sie je Kostenart den Gesamtbetrag des Abrechnungszeitraums ein und wählen Sie aus der Liste einen Schlüssel: Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch Wasser, Heizkostenabrechnung oder „nicht umlegen“. Welche Positionen hier überhaupt hineingehören, erklärt die Übersicht der umlagefähigen Nebenkosten.

4. Ergebnis prüfen. Das Blatt „Verteilung“ zeigt jede Position je Mietpartei. Steht in der Kontrollzelle „OK“, gehen die Anteile aller Parteien und des Vermieters exakt in den Gesamtkosten auf.

5. Einzelabrechnung ausgeben. Im Blatt „Abrechnung“ tragen Sie oben die Nummer der Mietpartei ein. Das Blatt zeigt Objekt, Zeiträume, alle Kostenarten mit Gesamtbetrag, Schlüssel, Gesamtbasis, Basis der Mietpartei und ihren Anteil, darunter die Vorauszahlungen und das Ergebnis.

So rechnet die Vorlage

Jeder Anteil wird zeitanteilig gegen das ganze Haus gerechnet. Beim Flächenschlüssel lautet die Formel: Gesamtbetrag × Wohnfläche der Einheit × Nutzungstage ÷ (Gesamtfläche × Tage im Zeitraum).

Im Beispiel der Datei zahlt das Haus 640 Euro Grundsteuer. Es hat 215 Quadratmeter, die Einheit W2 hat 85. Mietpartei B wohnt dort vom 1. Januar bis zum 31. Mai, also 151 von 365 Tagen. Ihr Anteil: 640 × 85 × 151 ÷ (215 × 365) = 104,68 Euro.

Die anderen Schlüssel folgen demselben Prinzip. Beim Personenschlüssel zählen Personentage, also Personen mal Nutzungstage. Beim Schlüssel nach Einheiten zählt jede Wohnung gleich, gewichtet mit der Nutzungsdauer. Beim Wasser entscheidet der abgelesene Verbrauch im Verhältnis zur Summe aller erfassten Einzelverbräuche.

Mieterwechsel und Leerstand

Zieht während des Jahres jemand aus, legen Sie für dieselbe Einheit eine zweite Zeile an. Im Beispiel zieht Mietpartei B Ende Mai aus, Mietpartei C am 1. Juli ein. Beide werden nur für ihre eigenen Tage belastet.

Der Juni bekommt keine Zeile. Weil jede Partei gegen die volle Fläche und den vollen Zeitraum gerechnet wird, bleibt der Anteil des leeren Monats automatisch übrig und erscheint in der Spalte „Vermieter“. Das ist rechtlich der entscheidende Punkt: Leerstand darf nicht auf die übrigen Mietparteien verteilt werden. Eine Vorlage, die nur die belegten Einheiten zählt, würde genau das tun.

Für verbrauchsabhängige Positionen braucht ein Mieterwechsel eine Zwischenablesung zum Stichtag. Die Checkliste zum Mieterwechsel zeigt, was zum Auszug sonst noch erledigt sein muss.

Die Pflichtbestandteile — und wo sie in der Vorlage stehen

Eine Abrechnung ist nur formell wirksam, wenn sie vier Bestandteile enthält. Die Vorlage bildet jeden davon ab:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten: Spalte „Gesamtkosten“ im Blatt „Abrechnung“.
2. Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels: Spalten „Umlageschlüssel“, „Gesamtbasis“ und „Ihre Basis“ sowie der Erläuterungstext unter der Tabelle.
3. Berechnung des Anteils der Mietpartei: Spalte „Ihr Anteil“.
4. Abzug der Vorauszahlungen: die Zeilen unter der Summe mit dem Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben.

Die Erläuterung sollte so konkret sein, dass die Mietpartei ihren Anteil nachrechnen kann. Ein bloßes „nach Schlüssel“ genügt nicht. Deshalb weist die Vorlage für jede Position aus, welche Basis zugrunde liegt, etwa 215 Quadratmeter gesamt gegenüber rund 35 zeitanteiligen Quadratmetern bei Mietpartei B.

Die Frist gilt auch für die selbst gerechnete Abrechnung

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Wer die Frist versäumt, verliert Nachforderungen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten; ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur Abrechnungsfrist.

Nach dem Versand kann der Mieter Einsicht in die Belege verlangen. § 556 Abs. 4 BGB erlaubt dem Vermieter inzwischen ausdrücklich, die Belege elektronisch bereitzustellen. Halten Sie die Rechnungen deshalb je Objekt und Jahr geordnet bereit, am besten in derselben Reihenfolge wie die Zeilen im Blatt „Kosten“.

Was die Vorlage nicht kann

Heizkosten berechnen. Die Heizkostenverordnung verlangt, dass Heiz- und Warmwasserkosten zu einem wesentlichen Teil nach erfasstem Verbrauch verteilt werden, gemessen mit Heizkostenverteilern oder Wärmezählern. Das kann keine Tabelle ersetzen. Die Vorlage übernimmt deshalb nur den Gesamtbetrag und die Einzelanteile aus Ihrer Heizkostenabrechnung. Wer nicht verbrauchsabhängig abrechnet, riskiert eine Kürzung um 15 Prozent; mehr dazu im Beitrag zur Heizkostenabrechnung.

Sonderfälle abbilden. Gewerbeeinheiten mit deutlich höheren Kosten verlangen einen Vorwegabzug, Wasser-Hauptzähler weichen von der Summe der Wohnungszähler ab, ein Schlüssel wechselt mitten im Jahr. Das alles bildet die Vorlage nicht ab. Hier ist Handarbeit oder Rat nötig.

Mitdenken. Eine Tabelle rechnet, was Sie eintragen. Sie merkt nicht, dass eine Hausmeisterrechnung Reparaturen enthält oder dass eine Position im Mietvertrag gar nicht vereinbart ist. Die Prüfung, ob eine Kostenart umlagefähig ist, bleibt bei Ihnen.

Wann eine Software die bessere Wahl ist

Für ein Haus mit drei oder vier Parteien ist die Vorlage ausreichend, wenn Sie einmal im Jahr sauber arbeiten. Aufwendig wird es an zwei Stellen: beim Zusammentragen der Belege aus zwölf Monaten und bei jedem Mieterwechsel, weil Zeiträume, Personen und Vorauszahlungen von Hand nachgezogen werden müssen. Mit jedem weiteren Objekt kommt eine weitere Datei hinzu, und jede Kopie ist eine Gelegenheit, eine Formel versehentlich zu überschreiben.

Eine Software setzt früher an. In der Nebenkostenabrechnung von RoofRunner sind Kostenarten und Verteilungen Stammdaten, die Nutzungszeiträume ergeben sich aus den hinterlegten Mietverhältnissen, und die Abrechnung wird je Objekt und Jahr als Datei erzeugt. Das Rechenprinzip ist dasselbe wie in dieser Vorlage; der Unterschied ist, dass die Daten nicht mehr von Hand in die Tabelle wandern.

Den vollständigen Ablauf von den Belegen bis zum Versand beschreibt die Anleitung zur Betriebskostenabrechnung.

Dieser Beitrag und die Vorlage sind eine allgemeine Arbeitshilfe und ersetzen keine Rechtsberatung.