Mietverwaltung und WEG-Verwaltung: der Unterschied

Die Mietverwaltung betreut vermietete Objekte im Auftrag des Eigentümers. Ihr Bezugspunkt ist das Mietverhältnis: ein Vertrag zwischen zwei Parteien über eine Mieteinheit.

Daraus folgen die typischen Aufgaben — Mieten stellen und überwachen, die jährliche Betriebskostenabrechnung nach § 556 BGB erstellen, Mieterhöhungen vorbereiten, Mängel bearbeiten, Kündigungen und Übergaben abwickeln. Maßgeblich ist das Mietrecht des BGB.

Die WEG-Verwaltung verwaltet Wohnungseigentum für eine Gemeinschaft von Eigentümern. Ihr Bezugspunkt ist nicht ein Mietvertrag, sondern das gemeinschaftliche Eigentum und die Beschlüsse der Eigentümer.

Daraus folgen ganz andere Aufgaben: Hausgeld erheben und abrechnen, einen Wirtschaftsplan aufstellen, die Eigentümerversammlung einberufen und durchführen, Beschlüsse in einer Beschlusssammlung dokumentieren, die Erhaltungsrücklage verwalten. Maßgeblich ist das Wohnungseigentumsgesetz.

Auch der Auftraggeber ist ein anderer. Der Mietverwalter arbeitet für einen einzelnen Eigentümer, der ihn beauftragt und jederzeit anders entscheiden kann. Der WEG-Verwalter wird von der Gemeinschaft bestellt und ist an deren Beschlüsse gebunden — er kann nicht einfach tun, was ein einzelner Eigentümer für richtig hält. Diese Bindung prägt den gesamten Arbeitsablauf und ist der eigentliche Grund, warum sich die beiden Tätigkeiten nicht mit demselben Werkzeug abbilden lassen.

Die häufigste Verwirrung entsteht bei der vermieteten Eigentumswohnung. Hier existieren beide Ebenen gleichzeitig — aber nicht bei derselben Person.

Als Eigentümer, der seine Wohnung vermietet, betreiben Sie Mietverwaltung. Die WEG-Verwaltung macht der bestellte Verwalter der Gemeinschaft. Das Hausgeld, das Sie an die Gemeinschaft zahlen, ist für Sie schlicht eine Kostenposition Ihres Objekts — teils umlagefähig, teils nicht, je nachdem was in der Abrechnung der Gemeinschaft steckt.

Es liegt nicht an fehlendem Willen der Anbieter, sondern daran, dass die beiden Tätigkeiten kaum gemeinsame Datenstrukturen haben. Die Mietverwaltung dreht sich um Verträge zwischen zwei Parteien; die WEG-Verwaltung um Anteile, Beschlüsse und eine Gemeinschaftskasse. Ein Wirtschaftsplan ist kein Sonderfall einer Betriebskostenabrechnung, sondern etwas anderes.

Wer beides betreut, arbeitet deshalb häufig mit zwei Werkzeugen — oder mit einer der wenigen Lösungen, die beide Bereiche bewusst abdecken und entsprechend umfangreich und teuer sind.

Vermieten Sie eine Eigentumswohnung, zahlen Sie Hausgeld an die Gemeinschaft und rechnen gegenüber Ihrem Mieter separat ab. Beides hängt zusammen, ist aber nicht dasselbe.

Aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft übernehmen Sie nur die Positionen, die Betriebskosten im Sinne der BetrKV sind. Nicht übernehmen dürfen Sie den Verwaltervergütungsanteil und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage — beides gehört zu den nicht umlagefähigen Kosten und bleibt bei Ihnen. Steuerlich sind sie deswegen nicht verloren: Sie wirken als Werbungskosten.